Waarom hebben we het toch zo druk?

Een artikel van deze lengte schrijven kost de meeste ervaren schrijvers ongeveer een uur. Maar sommige collega’s doen er minstens tien minuten langer over. Beetje lui, zeker? Nee. Ze doen vele andere zaken tijdens het schrijven. Zo vertelde een collega-redacteur op het ICT-platform Frankwatching dat hij tijdens zijn schrijfopdracht een telefoontje had behandeld, 21 keer op zijn smartphone had gekeken, door Facebook had gescrold, twee berichten plaatste op Instagram en drie mails had beantwoord.

Ruim een op elke drie van ons voelt zich weleens opgejaagd, en 54 procent heeft het te druk. Vooral vrouwen, hoger opgeleiden en ouders van thuiswonende kinderen zuchten onder tijdsdruk. Zo blijkt uit het rapport ‘Alle ballen in de lucht’, gebaseerd op het tijdsbestedingsonderzoek (TBO) van het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP).

Digitale revolutie niet de schuldige

U denkt misschien: digitale ‘hulp’middelen maken dat opgejaagde gevoel alleen maar erger. Nee. Want ondanks die opgejaagde gevoelens is onze tijdsbesteding tussen 2006 en 2016 niet echt veranderd. De verhouding tussen verplichte activiteiten, vrije tijd en persoonlijke verzorging is in die tien jaar waarin de digitale revolutie toesloeg min of meer gelijk gebleven. Ook is de tijdsbesteding niet meer versnipperd geraakt. Maar mensen vinden wel dat ze vaker gelijktijdig meerdere activiteiten moeten uitvoeren. En vier op de tien voelt zich thuis of op het werk weleens tekort schieten.

Multitasken is minder productief

Multitasken lijkt dus de grote boosdoener. Onze hersenen zijn simpelweg niet geschikt om continu onze aandacht op meerdere dingen tegelijkertijd te richten. Toch lijkt het erg verleidelijk: even snel een mailtje, appje of oproepje (let op die verkleinwoordjes!) er tussendoor doen. Efficiënter kan het niet, toch? Dan is dat ook maar gedaan, anders moet het op die eindeloze to-do-lijst. Maar we worden niet productiever door te multitasken. Bovendien leidt het tot mindere resultaten; meerdere taken tegelijk uitvoeren vergroot de kans op fouten met 50 procent. Bovendien belemmert multitasken de creativiteit, zo bleek uit onderzoek van de Universiteit van Amsterdam en de Rijksuniversiteit Groningen.

Verplichtingen geven gevoel van drukte

Toch is multitasken niet alleen maar ellendig. Als de kinderen thuis wonen is de combinatie werk en zorg het lastigst. Komt daar ook nog een opleiding bij, dan is de tijdsdruk het grootst. Tenminste, het gevoel dat je dit allemaal moet doen, en dus ‘wordt geleefd’. Maar de mensen die al deze activiteiten kunnen combineren zijn wel het meest tevreden met hun leven. Een drukker leven kan daarmee ook duiden op een voller leven, met meer afwisseling en uitdagingen, concluderen de onderzoekers van het SCP.

Hersencapaciteit is beperkt

Uitdaging okay, maar er zijn grenzen. Overigens geldt dat niet alleen voor multitasken, ook geconcentreerd werken kent zijn grenzen. Onze hersenen hebben een beperkte energiecapaciteit, en ons brein gebruikt 20 procent van onze totale lichaamsenergie. Dus is het fysiek onmogelijk om acht uur aaneengesloten volledig gefocust te zijn, met maximale productiviteit en de best mogelijke output. Te veel moeten doen op een dag is niet goed, teveel van hetzelfde moeten doen op een dag is dat ook niet. Afwisseling tussen taken is een betere oplossing. Zowel zakelijk als privé.

Multiteamen is echte topsport

Want het gevoel van geleefd te worden, opgejaagd niet echt de baas te zijn over je eigen tijd speelt ook in het zakenleven. Diverse onderzoekers, waaronder Gardner en Mortensen hebben vastgesteld dat veel mensen zich opgejaagd voelen wanneer ze gelijktijdig moeten werken aan diverse projecten in verschillende teams. Snel wisselen tussen taken en teams vreet energie. Bovendien heeft elk team zijn eigen omgangsvormen en manier van werken, inclusief de verwachtingen over het resultaat en de gewenste samenwerkingsvorm. Als je dan ook verschillende rollen moet vervullen in diverse teams, zoals leider in het ene team en meewerker in het andere, dan moet je van goede huize komen om overal een zinvolle bijdrage te kunnen leveren. Eentje waar je zelf ook nog wat van opsteekt, in plaats van overal hetzelfde kunstje herhalen.

Waar blijft mijn tijd? 5 Antwoorden

Het antwoord op de vraag waarom u het zo druk heeft, is dus heel persoonlijk. Net zoals de mogelijke oplossingen. Natuurlijk laten we u niet helemaal in het duister tasten.

1 Ken uw eigen ritme.

Let goed op uzelf, een week lang. Bepaal op welke tijden u ‘op uw best bent’. Probeer de taken die de meeste energie kosten op die tijden te plannen. Ook fysiek werk, want daarbij komt vaak ook veel hersenactiviteit kijken. Al was het maar om niet gewond te raken tijdens dat werk, of een collega aan te rijden of iets kostbaars te beschadigen.

2 Kies de plek die past bij het werk.

Wie zich moet concentreren op iets ingewikkelds, kan zich het beste even afzonderen. De storende werking van een kantoortuin is inmiddels overbekend. Maar ook thuis zijn er afleidingen genoeg: jengelende kinderen, zeurende buren, herrie van de straat. Toch is teamwork veel productiever dan solitair broeden als er iets nieuws moet worden uitgedacht. Met elkaar weten we veel meer dan alleen. Komt het daarna aan op uitwerken, dan is een uurtje afzondering beter.

3 Wissel het af!

Langer dan twee uur achter elkaar geconcentreerd werken houdt bijna niemand vol. Las enkele korte micro-pauzes in tijdens die periode. Uw hersens werken tijdens die pauzes gewoon door, en ze geven u vaak nieuwe inspiratie om verder te komen. Pauzeer dus niet op vaste tijden, maar als u uit de ‘flow’ komt en u even niet meer weet hoe nu verder. Zoek na elke concentratietaak het team weer op, want we blijven sociale wezens. Ook goed om lekker wat stoom af te blazen.

4 Trek grenzen.

Liever niet met de stopwatch op uw telefoon of een wekker. Laat grenzen natuurlijk ontstaan, zodra u het gevoel heeft dat het tijd wordt voor iets anders. Laat u dus ook niet teveel of te vaak leven door anderen, en zeker niet door uw smartphone. Let vooral scherp op wanneer het echt teveel wordt. De anderen moeten die grenzen respecteren. Vooral ook het management. Kom met alternatieven. Verruim zo veel mogelijk de mogelijkheden om op flexibele tijden te werken. Spreek bereikbaarheidstijden af met elkaar, en hou je eraan. Let op de werk-privébalans. Ook hier nemen leidinggevenden het voortouw.

5 Maak een inzetbaarheidsplan(ning).

Zeker voor wie aan een nieuwe baan begint is het zinvol om de eerste weken te zoeken naar de optimale planning de hele dag door. Denk aan uw eigen ritme, stem de taken zo veel mogelijk af op uw piek- en daluren. Zo is een vergaderen op maandag om half negen ‘s ochtends voor de meeste mensen niet de optimale tijd, net zoals vrijdagmiddag om halfzes. Voor teamwork zijn team-tijden het beste. Dat zijn de dagen en tijden waarop zo veel mogelijk mensen optimaal kunnen presteren. En voor de thuiswerkers geldt: Spreek af op welke tijden ze bereikbaar zijn om snel te kunnen reageren op mails, apps en telefonades van collega’s. Maar bij elke planning geldt: uitzonderingen daargelaten. Wie flexibiliteit toont, krijgt vaak meer ruimte voor zijn eigen beste tijdsindeling.

Bron: overduurzameinzetbaarheid.nl