De maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te beperken hebben ook gevolgen voor de dienstverlening van UWV aan werkzoekenden en werkenden en daaraan gekoppeld de dienstverlening zoals u die voor klanten uitvoert. Deze maatregelen maken dat afspraken die in de contracten en erkenningen staan, onder druk komen te staan. Wij hebben hier begrip voor en daar waar mogelijk zoekt UWV naar oplossingen.
Aangezien fysiek contact met klanten door UWV medewerkers minimaal of niet meer plaatsvindt, kan dit een negatief effect hebben op de inzet van nieuwe diensten, trajecten en jobcoaching. Wij vragen uw begrip hiervoor. Uiteraard probeert UWV de dienstverlening zo goed mogelijk te blijven uitvoeren.
UWV gaat coulant om met bijvoorbeeld vertragingen in de aanlevering van documenten, of bij de uitvoering van uw dienstverlening als gevolg van de coronamaatregelen. We hanteren voorlopig een algemene termijn van 2 maanden voor de verschillende vertragingen. UWV heeft de coulance
maatregelen afgestemd met het ministerie. De collega’s in de uitvoering zijn geïnstrueerd over de tijdelijke werkwijze.
Onderstaand zetten wij op een rij wat de coulance maatregelen voor u betekenen:
Re-integratiediensten
De komende periode zal het vaak niet mogelijk zijn om de klant een re-integratieplan of rapportage te laten ondertekenen. In verband hiermee is het tot en met 23 mei toegestaan om te werken met een akkoord van de klant via e-mail. In de email wordt door de klant duidelijk aangegeven met welk re- integratieplan of welke rapportage hij akkoord is.
Re-integratieplannen die als gevolg van de coronamaatregelen niet tijdig kunnen worden aangeleverd, kunnen tot en met 23 mei worden ingediend. In het plan wordt beschreven op welke wijze de maatregelen van invloed zijn geweest op het later aanleveren van het plan.
Alle diensten die tussen 23 maart 2020 en 23 mei 2020 lopen, mogen 2 maanden later worden afgerond. Hiervoor hoeft geen verzoek ingediend te worden. Het is uiteraard niet verplicht om een dienst met 2 maanden te verlengen.
Bedrijven die op basis van hun resultaten over de afgelopen meetperiode niet hebben voldaan aan de norm, moeten een verbeterplan opstellen. In de verbeterperiode van 6 maanden moeten resultaten behaald worden waarmee aan de norm voldaan wordt. Deze verbeterperiode wordt verlengd met 2 maanden en loopt dus van 1 april 2020 tot 1 december 2020.
Proefplaatsing
Voor klanten die een proefplaatsing hebben en die als gevolg van de maatregelen tijdelijk niet naar hun werk kunnen, is het mogelijk om de proefplaatsing met 2 maanden te verlengen.
Jobcoachtrajecten
Voor de aanvraag voor jobcoaching geldt dat de ondertekening en de benodigde informatie zoals een arbeidsovereenkomst, nog tot en met 23 mei aangeleverd mag worden. Indien het tijdelijk niet mogelijk is dat de klant en de werkgever de aanvraag ondertekenen, dan is het toegestaan om een akkoord van hen via e-mail bij de aanvraag te uploaden in het jobcoachportaal. Indien het niet lukt om deze e-mails bij de aanvraag in één document te voegen, dan kunt u een verzoek sturen om een extra upload bij de aanvraag bij te voegen. Dit verzoek kunt u sturen naar: jobcoachportaal@uwv.nl.
Jobcoachtrajecten waarbij gedurende de maatregelen niet of minder gecoacht kan worden hoeven niet aan UWV terug gemeld te worden, zolang de arbeidsovereenkomst van de klant nog van kracht blijft. Indien bij een vervolgaanvraag extra inzet nodig is dan kan dit met de arbeidsdeskundige worden overlegd.
Bij de verantwoordings- of eindrapportage wordt een ondertekend beoordelingsformulier van de klant en de werkgever meegestuurd. Wanneer het niet mogelijk is om dit ondertekende formulier per post retour te ontvangen en het te uploaden in het jobcoachportaal, dan is het tot en met 23 mei 2020 toegestaan om deze formulieren niet mee te leveren. In de rapportage wordt aangegeven waarom het beoordelingsformulier niet meegeleverd kan worden. Wanneer de verantwoordings- of eindrapportage niet ondertekend kan worden door de jobcoach, dan wordt de reden daarvan in de rapportage beschreven.
Onderzoek door de arbeidsdeskundige wordt de komende periode via video- of beeldbellen, en als dat niet mogelijk is, telefonisch uitgevoerd
Beveiliging en Privacy
Het digitaal onbeveiligd opsturen van documenten (plannen en rapportages) aan UWV is ook nu niet aan de orde, de huidige werkwijze per post blijft vooralsnog van kracht.
Wanneer u gebruik maakt van (onbeveiligd) e-mailverkeer met de klant of werkgever, zorg er dan voor dat er geen persoonsgegevens worden vermeld. Maak, indien aan de orde, gebruik van het ordernummer.
Informatie en vragen
Gesprekken met uw accounthouder van UWV zullen ook telefonisch en/of per mail gaan plaatsvinden.
Mocht u naar aanleiding van de ontstane situatie nog verdere vragen hebben, dan kunt u hierover contact opnemen met uw accounthouder. Uw accounthouder zal al uw vragen waarschijnlijk niet direct kunnen beantwoorden. Alle vragen worden verzameld, waarna deze centraal beantwoord worden.
Op het moment dat er nieuwe ontwikkelingen zijn, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.
Wij begrijpen dat we allemaal in een moeilijke tijd zitten, laten we proberen onze dienstverlening toch zo veel mogelijk te blijven uitvoeren. Wij wensen u hierbij heel veel succes.
Hoogachtend,
namens de Raad van Bestuur
van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen
J.C. van Willigen Manager Bedrijfsvoering